Эффективный Excel: 10 советов по повышению производительности

1. Горячие клавиши

Давайте начнем с сочетаний клавиш. Это одно из лучших вложений времени для развития ваших навыков работы с электронными таблицами. Смысл в том, чтобы уменьшить вашу зависимость от мыши и использовать эффективность навигации по таблицам с клавиатуры.

Начните с этих сочетаний:

• Быстро перемещайтесь по диапазонам данных, удерживая клавишу Ctrl (или клавишу Cmd на Mac) и стрелки: Влево, Вправо, Вверх и Вниз. Для выделения диапазона удерживайте нажатыми клавиши Ctrl и Shift левой рукой, и выделяйте диапазон клавишами со стрелками.

• 

• 

• Быстро перемещайтесь между листами, удерживая клавишу Ctrl и Page Up или Page Down.
• Переключайтесь между абсолютными и относительными ссылками на ячейки, используя F4.
• Быстро прыгайте в ячейку, чтобы редактировать содержимое, нажав клавишу F2.

• 

• 

• Выделите целую строку, удерживая клавишу Shift и нажимая пробел. Аналогичным образом выделите весь столбец, удерживая клавишу Ctrl и нажимая клавишу пробела.

2. Формат по образцу

Иногда нужно снова и снова применять параметры формата в своих таблицах, например, когда вы готовите отчеты, которые должны выглядеть единообразно. Есть два способа сделать это: медленный и быстрый. Медленный способ состоит в том, чтобы просто повторять все шаги каждый раз, выбирая шрифты, размеры, заливку, границы и т.д.

Быстрый способ, конечно, гораздо удобнее — использовать инструмент «Формат по образцу». Он действительно прост в использовании. Просто выделите диапазон ячеек, формат которых вы хотите воспроизвести в другом месте, а затем нажмите кнопку «Формат по образцу» на вкладке «Главная». Затем нажмите на ячейки, где вы хотите применить форматирование:

Совет: если дважды щелкнуть по кнопке Формат по образцу, он останется доступным после использования, и вы сможете снова применять его до тех пор, пока не отмените.

3. Используйте функции строки состояния

Вы можете настроить строку состояния снизу вашей рабочей книги, чтобы отображать ключевые показатели диапазона данных, которые вы выделяете. Если вы хотите быстро проверить сумму, минимум, максимум, среднее для диапазона данных, вам понравится этот удобный трюк.

Настройте строку состояния, щелкнув ее правой кнопкой мыши и добавив интересующие вас показатели, например:

4. Эффективно создавайте заголовки столбцов

Начните с выделения всего диапазона, в который вы хотите вставить заголовки столбцов. Введите заголовок первого столбца в первой ячейке и нажмите Enter. Курсор переместится в сторону соседней ячейки, а не вниз, где вы можете ввести заголовок вашего следующего столбца.

Если вы делаете такое часто, то всегда можете изменить настройку, чтобы при нажатии клавиши Enter курсор перемещался вправо, а не вниз. Сделайте это, перейдя в меню Excel:

Параметры > Дополнительно > Переход к другой ячейке после нажатия ВВОД > Направление: Вправо

5. Хитрости при использовании формул

Используйте клавишу табуляции для автоматического выбора формул и избавьте себя от необходимости набирать их полностью.

Когда вы начнете вводить формулу, вы увидите список возможных параметров, отображаемых в Excel. Используйте клавиши со стрелками вверх и вниз, чтобы выбрать формулу, которую вы хотите, и нажмите клавишу Tab, чтобы выбрать:

Есть быстрый способ оценить ваши формулы, он полезен для отладки, когда вы получаете неожиданные результаты:

• Выберите ячейку с вашей формулой.
• Нажмите F2.
• Выделите определенную часть формулы с помощью Shift + стрелка влево, или в строке формул.
• Нажмите F9, чтобы отобразить результат формулы.
• А теперь Esc, чтобы сохранить формулу, или Enter, чтобы сохранить значение.

6. Используйте пользовательские списки

В Excel есть встроенные списки общих данных (например: месяца, дни недели). Чтобы получить к ним доступ, нужно перетянуть одно из значений (например, январь) в соседнюю ячейку, чтобы автоматически заполнить список.

Попробуйте ввести «Янв» в ячейку A1, взяв маркер в правом нижнем углу ячейки и потянуть вниз. Вы получите «Фев», «Мар», «Апр» и т.д. в ячейках А2, А3, А4 и т.д.

Ну, вы также можете добавить свои собственные списки. Например, вам нужно неоднократно ссылаться на одни и те же 5 городов на своем рабочем листе. Добавьте собственный список, чтобы сэкономить время.

• Перейдите в Excel > Параметры > Дополнительно > Общие > Создать списки для сортировки и заполнения > Изменить списки

• Введите новые записи в поле.
• Нажмите «Добавить», чтобы добавить новый пользовательский список.

Вернувшись на рабочий лист, введите запись из своего списка (например, Москва), затем перетащите ее вниз с помощью углового маркера, чтобы заполнить ячейки новыми значениями настраиваемого списка.

7. Используйте именованные диапазоны

Вы когда-нибудь снова и снова обращались к одному и тому же диапазону ячеек? Например, вам приходится часто ссылаться на одну и ту же таблицу в формуле поиска. Можете назвать этот диапазон, а затем ссылаться на него под этим именем, что избавляет вас от необходимости каждый раз находить и выделять его.

Чтобы создать именованный диапазон:

• Выделите диапазон.
• Перейдите на вкладку Формулы
• Нажмите кнопку Присвоить имя
• Введите желаемое название в поле: Имя
• Нажмите Ок

Теперь, когда вы хотите обратиться к этой таблице, вы можете просто ввести ее имя, вместо того, чтобы снова выделять все эти ссылки на ячейки. Например, в приведенном выше примере я назвал таблицу Таблица_значений. В формуле этот диапазон будет выглядеть так:

= ВПР (Е3; Таблица_значений; 2; 0)

8. Используйте функцию «Перейти», чтобы найти все пустые ячейки

Функция Перейти — это очень удобный способ поиска объектов в больших диапазонах данных. Например, поиск пустых ячеек, в которых отсутствуют данные, которые необходимо заполнить.

• Выделите диапазон.
• Зайдите в меню: Главная > Найти и выделить > Перейти
• Нажмите Выделить.
• Затем выберите Пустые ячейки.

Теперь ячейки выделены, и можно работать с этим не смежным диапазоном сразу. Например, выделить все ячейки желтым цветом для их идентификации и затем вставить значения.

9. Используйте таблицы Excel

Таблицы — это мощная функция, которая может ускорить ввод данных, форматирование, расчет, в общем, почти все, что вам нужно сделать с данными. По сути, это способ сообщить Excel, что весь спектр данных связан, и рассматривать его как целое.

Работать с таблицами Excel очень удобно. Например, когда вы добавляете новую строку или столбец данных, Excel автоматически отформатирует их для вас. Таблицы Excel поставляются с уже встроенными опциями сортировки и фильтрации. Если вы добавите вычисление, то Excel заполнит весь столбец за вас.

Чтобы настроить таблицу Excel:

• Выделите диапазон данных, которые вы хотите превратить в таблицу.
• Перейдите в меню «Вставка» > «Таблица».
• При необходимости выберите опцию «Таблица с заголовками».
• Excel добавит вкладку «Конструктор» на ленту, где вы сможете получить доступ к функциям и параметрам форматирования.
• Теперь вы можете ссылаться на диапазоны в вашей таблице по имени, что снова ускоряет ваш рабочий процесс, например:

=СРЗНАЧ(Таблица1[Возраст])

10. Запишите пользовательские макросы для повторных операций

Макросы — это небольшие пользовательские программы в Excel, которые можно использовать для создания пользовательских функций и записи общих процессов, чтобы их можно было легко копировать.

Это более сложная тема Excel, поэтому давайте рассмотрим один пример в действии. У меня есть простая таблица данных, которую я отформатирую и добавлю новый вычисляемый столбец. Я записал все эти шаги в виде макроса, поэтому могу повторить эти шаги одним простым щелчком мыши.

Для этого сначала необходимо добавить вкладку «Разработчик» на ленту: перейдите в «Параметрыl» — нажмите «Настроить ленту», а затем установите флажок «Разработчик».

Затем начните запись: