Как искать выпадающие списки проверки данных в Excel

Итог: Изучите быстрый и простой способ поиска любого списка проверки данных или раскрывающегося списка в ячейке с помощью бесплатного инструмента.

Уровень мастерства: Начинающий

how-to-search-data-validation-lists-in-excel-cover-640x360

Списки проверки данных являются отличным способом управления значениями, которые вводятся в ячейку. Эти выпадающие списки также позволяют нам выбирать параметры, которые могут управлять финансовыми моделями, отчетами или информационными панелями.

  • Вы можете найти мой полный учебник по настройке списков проверки данных здесь.
  • Тогда вы можете узнать, как сделать их динамичными здесь.
  • И вы можете узнать, как сделать их зависимыми друг от друга здесь.

Тем не менее, нет встроенного способа поиска в списке проверки в Excel. Пролистать эти списки может быть сложно, если в раскрывающемся списке много элементов. Есть несколько действительно классных решений на основе формул для этой проблемы, но они требуют большой работы по настройке для каждого списка проверки в вашем файле.

no-built-in-way-to-search-data-validation-drop-down-lists-in-excel

Поэтому я разработал очень простую надстройку, которая помогает решить эту проблему …

Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к видео с обновлениями функции.

  • Ноябрь 2016 Обновление
  • Апрель 2017 Обновление

Поиск списков проверки с помощью поиска по списку

Надстройка поиска по списку позволяет быстро и легко выполнять поиск в любом списке проверки. Он также работает со списками данных, которые не содержат ячейки проверки данных.

List Search Add-in Drop-down List Contains Data Validation List of Items

Форма поиска по списку содержит раскрывающийся список, в который загружается список проверки выбранной ячейки. Раскрывающийся список также функционирует как окно поиска. Вы можете ввести поиск в поле, и результаты будут сужаться по мере ввода. Это Google-подобный поиск, и в результаты будет входить любой элемент, содержащий поисковый запрос. Элемент не должен начинаться с поискового запроса.

list-search-results-narrowed-down-as-you-type-data-validation-list

После того, как вы выбрали нужный элемент, нажмите клавишу «Ввод» на клавиатуре или нажмите кнопку «Ввод значения» в форме, чтобы ввести значение в выбранную ячейку.

enter-key-or-input-value-button-to-enter-value-in-cell-list-search

Поиск по списку работает в любой ячейке любой книги. Никаких специальных настроек не требуется. Просто выберите ячейку, нажмите кнопку поиска и начните поиск по списку.

Параметры и функции поиска в списке

Надстройка поиска по списку содержит некоторые функции, которые позволяют очень быстро вводить данные и работать со списками. Нажмите кнопку меню в окне поиска по списку, чтобы просмотреть параметры.

list-search-add-in-options-sort-and-direction-settings
  • Select Next Cell— после нажатия клавиши «Ввод» или «Ввод значения» выбирается ячейка под активной ячейкой. Это поведение можно изменить в раскрывающемся меню направления.
    • Down — выбирает ячейку под активной ячейкой.
    • Right — выбор ячейки справа от активной ячейки.
    • None — не меняет выбор.
    • Close — закрывает окно поиска по списку.
    • Paste — копирует входное значение в буфер обмена и вставляет его в активную ячейку с помощью метода VBA SendKeys. Окно поиска по списку закрывается. Это единственная опция, которая сохраняет историю отмен в Excel.
  • Sort Order — выпадающий список можно отсортировать по возрастанию (A-Z), по убыванию (Z-A) или оригинальному порядку, нажимая кнопки переключения в меню параметров. Это только сортирует список в окне поиска списка. Он не сортирует список проверки данных в ячейке.
  • List Info — кнопка Info отображает дополнительную информацию о раскрывающемся списке. В настоящее время отображается общее количество элементов в списке.
  • Create List of Unique Values — добавлена ​​новая кнопка, которая копирует содержимое раскрывающегося списка в буфер обмена. Затем вы можете вставить список в любой диапазон в рабочей книге. Это быстрый способ создания списка уникальных значений при использовании поиска по списку в ячейке, которая НЕ содержит проверки данных. Вы также можете отфильтровать список, введя поиск, а затем скопировать отфильтрованный список в буфер обмена.

ВАЖНО. Примечание.

При вводе значений в активную ячейку единственным способом сохранить историю отмен является использование параметра «Вставить» в раскрывающемся списке «Выбрать следующую ячейку». Поиск по списку использует макросы для ввода выбранного значения, и макросы обычно очищают историю отмен в Excel, когда они изменяют книгу.

Параметр Вставить — это обходной путь, который использует метод SendKeys для копирования и вставки выбранного значения. Это имитирует то, что пользователь будет делать для копирования / вставки, и НЕ очищает историю отмен в Excel.

Работает со списками без проверки данных

Поиск по списку работает в ячейках, которые также не содержат проверки данных. Если вы выберете ячейку, которая НЕ содержит проверку данных, и откроете Поиск по списку, в раскрывающемся списке будет загружен список уникальных элементов из столбца выбранной ячейки.

list-search-works-on-cells-that-do-not-contain-validation

Это похоже на нажатие Alt + Стрелка вниз в ячейке, чтобы увидеть список значений в этом столбце. Тем не менее, список не должен быть непрерывным. Даже если столбец содержит пробелы, Поиск по списку все равно загрузит все уникальные значения в текущей области данных или списке.

Ноябрь 2016 Обновление

Я опубликовал обновленную версию надстройки поиска по списку с несколькими новыми функциями. Вот видео обзор новых функций.

Вот список возможностей:

  1. Добавлена ​​опция «Вставить» в список направлений. Это скопирует входное значение в буфер обмена и вставит его в активную ячейку. Параметры Paste используют метод SendKeys в VBA для выполнения вставки. Это означает, что история отмен не будет очищена при использовании опции вставки.
  2. Настройки для меню параметров и раскрывающегося списка направления ввода теперь сохраняются в реестре. Ваши настройки будут сохранены и загружены при следующем открытии Excel и надстройки.
  3. Добавлены улучшения для таблиц Excel. Когда активная ячейка находится в таблице, а ячейка не содержит проверки, будет загружен уникальный список значений, исключая заголовки таблицы и итоговую строку.
  4. Добавлена ​​функция копирования списка, которая копирует содержимое выпадающего списка в буфер обмена. Эта функция используется для создания списка уникальных значений из столбца / таблицы, когда активная ячейка не содержит проверки. Это также работает, когда список фильтруется поисковым запросом, чтобы копировать только отфильтрованные результаты.

Апрель 2017 Обновление

Исходя из ваших потрясающих отзывов и запросов, я рад опубликовать еще одно обновление с новыми функциями. Я делюсь новыми возможностями в следующем видео.

Вот список новых функций в обновлении апреля 2017 года:

  1. Он добавил функцию автоматического открытия, чтобы автоматически открывать форму, когда выбрана ячейка, содержащая проверку данных. Вы можете включить или отключить эту опцию с помощью кнопки-переключателя в меню параметров.
  2. Теперь надстройка работает с проверкой данных, созданной с помощью формул (OFFSET & INDEX) и разделенных запятыми списков. Он должен работать со всеми типами списков проверки данных.
  3. Обновлено поведение клавиши Escape, чтобы закрыть окно поиска по списку. Если в окне поиска есть текст, Escape очищает окно поиска. Если поле поиска пустое, Escape закрывает форму.

В видео я также показал несколько ячеек с иконками раскрывающихся кнопок рядом с ними, хотя эта ячейка не была выбрана. Посмотрите мою статью о том, как сделать так, чтобы выпадающие кнопки списка проверки всегда были видны, чтобы узнать больше об этой технике.

 width="455" height="133"

Загрузите надстройку поиска по списку (это бесплатно!)

Надстройка поиска списка бесплатна для загрузки и использования. Код VBA также имеет открытый исходный код, поэтому вы можете изменить его для своих нужд. Это также отличный способ узнать, как работают макросы и надстройки, если вы изучаете VBA.

Примечание. Вы создадите бесплатную учетную запись на сайте участников Excel Campus для доступа к загрузке и любым последующим обновлениям.

Сайт загрузки также содержит инструкции по установке и видео.

Как мои коллеги могут использовать поиск по списку?

Надстройка поиска по списку установлена ​​на вашем компьютере, и только вы сможете увидеть вкладку XL Campus и использовать поиск по списку. Если вы хотите, чтобы ваши коллеги могли использовать Поиск по списку, есть два способа сделать это.

  1. Отправьте им ссылку на эту страницу, чтобы загрузить и установить Поиск по списку на своем компьютере. Они смогут использовать Поиск по списку в любом файле Excel, который они открыли на своем компьютере.
  2. Импортируйте пользовательскую форму поиска по списку в проект VB в файле Excel. Вы можете добавить форму поиска по списку в любую из ваших книг. Это должна быть книга с макросами. Вам также потребуется создать или импортировать модуль кода, который содержит макрос, чтобы открыть пользовательскую форму поиска по списку. Затем добавьте кнопку на лист или ленту, которая открывает форму.

Как мы можем улучшить поиск по списку?

Надеюсь, надстройка поиска по списку сэкономит вам время на поиск в списках проверки данных. Конечная цель состоит в том, чтобы быстрее находить искомое значение в длинных списках данных.

Пожалуйста, оставьте комментарий ниже с любыми вопросами или предложениями. Спасибо!

Оцените статью
Добавить комментарий