Лучшие 25 приемов Power Query

Есть одна вещь, которая волнует всех — как сэкономить больше времени и работать с умом.

Что ж, я уже давал много приемов и трюков Excel, которые значительно облегчат работу. Но сегодня речь пойдет о POWER QUERY. Да-да, вы все правильно поняли.

POWER QUERY — это то, что может изменить вашу жизнь. Сегодня в этой статье я поделюсь с вами некоторыми удивительными приемами Power Query, которые вы можете начать использовать прямо сейчас.

Эти советы не только помогут вам сэкономить время, но и вдохновят вас использовать POWER QUERY для управления данными. По крайней мере, я на это надеюсь.

Прежде чем мы перейдем к приемам, нужно прояснить пару моментов.

 Почему я должен использовать Power Query?

Делюсь с вами некоторыми серьезными причинами, так как хочу, чтобы вы в дальнейшем изучали Power Query.

1. Самый простой способ преобразовать ваши данные

Одной из основных причин использования Power Query — легкость преобразования данных. Обычно вы используете формулы и сводные таблицы, но с Power Query все основные задачи формирования данных могут быть выполнены в кратчайшие сроки.

2. Power Query в реальном времени

Это вторая важная причина, по которой Power Query выполняется в реальном времени, как разовая настройка.

Напишите запрос один раз, и вы можете обновлять его каждый раз, когда происходит изменение данных, также вы можете определить время автоматического обновления (Совет № 26).

3. Нужно просто несколько кликов

Как я уже сказал, обычно вы используете формулы и сводные таблицы для преобразования данных, но с POWER QUERY вы можете многое сделать, просто щелкнув мышью.

Нет необходимости писать формулы или коды.

Как установить Power Query — Шаги

Прежде чем вы начнете использовать эти приемы, в вашем Excel должен быть установлен Power Query.

И если вы один из тех пользователей Excel, у которых нет надстройки с Power Query, используйте эти шаги для ее установки.

Для Excel 2016 или Office 365:

Если вы используете версию Excel 365 или Excel 2016, она уже находится на вкладке «Данные» — «Скачать & преобразовать».

Для версий 2013 и 2010:

Прежде всего, загрузите надстройку отсюда (официальный сайт Microsoft).Как только вы загрузите файл, откройте его и следуйте инструкциям. После этого автоматически откроется вкладка «Power Query» на ленте Excel.
Если вкладка «POWER QUERY» не появляется, вам не о чем беспокоиться.

Вы можете добавить ее, используя опцию Надстройки COM.

• Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Надстройки».
• В опциях «Надстройки» выберите «Надстройки COM» и нажмите Перейти.
• После этого отметьте галочкой «Microsoft Power Query for Excel».
• В конце нажмите ОК.

Все! Теперь у вас есть новая вкладка на ленте с названием «Power Query».

Откройте Power Query и загрузите в него данные

У вас есть разные способы добавить данные в редактор Power Query. Что ж, если у вас есть данные на рабочем листе, вы можете вставить их оттуда.

• Перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Скачать & преобразовать» ➜ Из таблицы.
• Нажмите OK, чтобы преобразовать этот диапазон в таблицу Excel.
• И сразу после этого вы получите эту таблицу в редакторе Power Query, как показано ниже.

Лучшие 25 приемов Power Query для экономии времени в повседневной работе

Теперь пришло время изучить все эти советы по Power Query. Так что давайте начнем.

1. Заменить значения

У нас есть список с некоторыми значениями, и нам нужно заменить определенное значение или некоторые значения чем-то другим.

С помощью Power Query мы можем создать запрос и заменить эти конкретные значения очень быстро. В приведенном ниже списке я хочу заменить имя «Алена» на «Алёна».

Давайте сделаем:

• Прежде всего, загрузите список в редактор Power Query.
• После этого перейдите на вкладку «Преобразование» и нажмите «Замена значений».

• Теперь в поле «Значение для поиска» введите «Алена», а в поле «Заменить на» введите «Алёна» и после этого нажмите ОК.

• После того, как вы нажмете OK, все значения будут заменены новыми. Теперь можно нажать «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные в таблицу.

А вот и лучшая часть: Вы только что создали запрос в режиме реального времени. При повторном обновлении запроса он заменит все вновь введенные значения.

2. Сортировка — по возрастанию и по убыванию

Как и при обычной сортировке, вы можете сортировать данные, используя Power Query. Я использую тот же список имен, который мы использовали выше. Вот, что нужно сделать.

• Прежде всего, загрузите данные в редактор
• В редакторе Power Query у вас есть две кнопки сортировки (по возрастанию и по убыванию).
• Нажмите на любую из этих кнопок, чтобы отсортировать.

• В конце нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные в таблицу.

Вы, наверное, удивлены: «Зачем мне использовать Power Query, если я могу использовать обычную сортировку на листе?»

Как я уже писал, Power Query — работает в реальном времени. Вы можете создать запрос автообновления (Совет № 26), который будет обновляться через определенное время и автоматически сортировать ваши данные.

3. Удалить столбцы

Очень часто бывает, что вы получаете откуда-то данные, и вам нужно удалить некоторые столбцы из них. Дело в том, что вы должны удалять эти столбцы каждый раз, когда добавляете новые данные.

Но с Power Query вы можете создать запрос.

Вот шаги:

• Прежде всего, откройте данные в редакторе
• После этого выберите столбец или несколько столбцов

• Теперь щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить».

• В конце нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные.

Совет. Также имеется опция «Удалить другие столбцы», в которой можно удалить все невыбранные столбцы.

4. Разделить столбец

Точно так же как опция как «Текст по столбцам» есть в запросе: «Разделить столбец». Сейчас я расскажу, как это работает.

В приведенном ниже списке у вас есть имя и фамилия с дефисом между ними.

Теперь вам нужно разделить их на две колонки. Используйте эти шаги:

• Прежде всего, откройте список в редакторе
• После этого выберите столбец и перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ «Разделить столбец» ➜ «по разделителю».

• Выберите «Пользовательский» из выпадающего списка и введите «-» в него.
• Теперь у вас есть три варианта, как разбить столбец.

1. Самый левый разделитель
2. Самый правый разделитель
3. По каждому вхождению разделителя

Поскольку у нас есть только один разделитель в ячейке, все три будут работать одинаково, но если у вас более одного разделителя, вы можете выбрать нужный.

• В конце нажмите OK и нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные.

5. Переименовать столбец

Вы можете просто переименовать столбец, щелкнув правой кнопкой мыши, а затем нажмите «Переименовать».

Совет: допустим, у вас есть запрос на переименование столбца, а кто-то другой переименовал его по ошибке. Вы можете восстановить это имя одним щелчком мыши.

6. Дубликат столбца

В Power Query есть простой способ создать дубликат столбца.

Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, для которого вам нужен дубликат, а затем нажать «Создать дубликат столбца».

7. Объединить столбец

Обычно для объединения столбцов и ячеек мы используем формулы в Excel, но с Power Query это можно сделать намного проще.

Помните, мы разделили список сотрудников (Совет № 4). Теперь, давайте объединим его, используя пробел.

Следуй этим шагам:

• Как только вы добавите данные в редактор, выберите оба столбца.
• После этого щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите «Объединить столбцы».

• Теперь в окне слияния столбцов выберите разделитель из выпадающего списка (здесь мы используем пробел) и добавьте имя для нового объединенного столбца.

• Нажмите OK и загрузите данные в таблицу.

Совет: вы также можете использовать собственный разделитель для объединения двух столбцов.

8. Транспонировать столбец или строку

В Power Query транспонирование — это проще простого. Да, всего один клик.

• Как только вы загрузите данные в редактор, вам просто нужно выбрать столбец (столбцы) или строку (и).
• Перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ Таблица ➜ «Транспонировать».

И все.

9. Заменить / удалить ошибки

Это крутая вещь. Обычно для замены или удаления ошибок в Excel вы можете использовать опцию поиска и замены или код VBA. Но в Power Query все намного проще.

Посмотрите на столбец ниже, где у вас есть некоторые ошибки, вы можете заменить их.

Когда вы щелкнете правой кнопкой мыши по столбцу, у вас будет два варианта, как с ними справиться.

• Заменить ошибки
• Удалить ошибки

10. Изменить тип данных

Посмотрите, это обычное дело: У вас есть данные в столбце, но они не в нужном формате. Поэтому каждый раз нужно менять его формат.

В приведенном выше примере у нас есть столбец дат, но мы видим просто числа. Чтобы преобразовать их в дату, вы можете использовать Power Query. Это очень просто.

• Прежде всего, откройте данные в редакторе
• После этого выберите столбец и перейдите на вкладку Преобразование.
• Теперь из типа данных выберите «Дата».

Вот, что получилось.

Совет: в большинстве случаев Power Query автоматически определяет тип данных, но если это не так, вы можете изменить его, как в приведенном выше примере.

11. Добавить столбец из примеров

Вот в чем дело: в Power Query есть возможность добавить образец столбца, который на самом деле не является образцом, связанным с текущим столбцом. Позволь мне привести пример:

В приведенном выше примере мы преобразовали числа в даты, и теперь предположим, что вам нужно добавить столбец, в котором необходимо указать название дня недели для этих дат.

Вместо использования формулы или любого другого параметра, в Power Query мы можем использовать параметр «Добавить столбец из примеров».

Вот как это сделать:

• После того, как вы отправите свои данные в редактор, выберите столбец.
• Потом щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Добавить столбец из примеров».

• Здесь вы получите пустой столбец. Нажмите на первую ячейку столбца, чтобы получить список значений, которые вы можете вставить.

• Выберите «Название дня недели с Дата» и нажмите «ОК».

Все! Столбец заполнен.

12. Отменить таблицу

Я написал полное пошаговое руководство, чтобы отменить вывод данных в виде таблицы с помощью Power Query:

• Прежде всего, выберите данные кросс-таблицы и перейдите на вкладку «Данные».

• На вкладке данных перейдите к Скачать & Преобразовать → Из таблицы.
• Когда вы щелкнете по нему, он преобразует ваши данные кросс-таблицы в таблицу Excel (если это уже не так).
• Данные мгновенно загрузятся в редактор Power Query.

• Отсюда нам нужно выбрать все столбцы, которые мы хотим отключить.
• Для этого выберите столбец Янв, нажмите и удерживайте клавишу Shift и выберите столбец Дек.
• После этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Отменить свертывание столбцов».

• Теперь все значения 12-ти столбцов разделены на два столбца. В одном — месяц, в другом — сумма.

• Последнее, что вам нужно сделать, это переименовать столбцы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по столбцу и переименуйте их.
• В конце нажмите «Закрыть и загрузить».

Теперь ваши данные кросс-таблицы преобразуются в простые данные, и вы можете использовать их для создания сводных таблиц и всего прочего для дальнейшего анализа и составления отчетов о продажах.

13. Изменить регистр

Как в функциях, которые вы используете в Excel, в Power Query есть пакет опций для изменения регистра текста.

• нижний регистр
• ВЕРХНИЙ РЕГИСТР
• Каждое Слово С Прописной

Вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши по столбцу и выбрать любой из трех указанных выше вариантов. Или перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ «Столбец Текст» ➜ «Формат».

14. Усечь и Очистить

Чтобы очистить данные или удалить ненужные пробелы, вы можете использовать опции Усечь и Очистить в Power Query.

Шаги просты:

• Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу или выберите все столбцы, если у вас несколько столбцов.
• Перейдите к опции преобразования и выберите любую из опций:

1. Усечь: для удаления лишних пробелов из ячейки.
2. Очистить: для удаления непечатаемых символов из ячейки.

15. Добавить префикс / суффикс

Итак, у вас есть список значений, и в этот список вы хотите добавить префикс / суффикс в каждую ячейку. В Excel вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ, но в Power Query есть более простой способ.

• Прежде всего, выберите столбец, в который нужно добавить префикс / суффикс.
• Затем перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ Столбец Текст ➜ Формат ➜ Добавить префикс / Добавить суффикс.

• Как только вы нажмете одну из опций, откроется диалоговое окно для ввода текста.

• После ввода текста нажмите ОК.

Опция работает одинаково для чисел, текста и дат.

16. Извлечь значения

Если вы разбираетесь в формулах, то вы согласитесь со мной, что для извлечения текста или числа из ячейки необходимо комбинировать несколько функций. Power Query решает много подобных задач. У вас есть семь способов извлечь значения из ячейки. И да, одним щелчком мыши.

Просто посмотрите на варианты, которые у вас есть.

Эти опции закрыли все основные вещи задачи, которые вы привыкли решать с помощью формул.

17. Только дата или время

Часто бывает, что у вас есть дата и время в одной ячейке, но вам нужна только одна из них.

Для этого в Power Query вам нужен всего лишь один клик, вот шаги.

• Выберите столбец, где у вас есть дата и время вместе.
• Если вам нужна Дата: щелкните правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Только дата;
• Если хотите Время: щелкните правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Только время.

18. Объедините дату и время

Теперь у вас есть отдельно дата и время. Значит, пора узнать, как их объединить.

Это довольно просто.

• Прежде всего, загрузите ваши данные в редактор.

• После этого выберите оба столбца (Дата и время) и перейдите на вкладку преобразования.

• Теперь из группы Столбец «Дата и время» перейдите к «Дата» и нажмите «Объединить дату и время».

Теперь у вас есть новый столбец с объединенным данными.

19. Округление чисел

У нас есть функции для округления чисел в Excel, но также есть и Power Query.

Вот варианты:

1. Округление с увеличением.
2. Округление с уменьшением.
3. Округление: Вы можете выбрать, до какого знака после запятой округлить.

Шаги:

• Прежде всего, откройте ваши данные в редакторе.
• Выберите столбец правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Округление и выберите любой из трех вариантов.

Примечание. Когда вы выбираете опцию «Округление», вам нужно ввести количество десятичных знаков для округления.

20. Расчеты

В Power Query есть варианты, которые вы можете использовать для выполнения расчетов. Посмотрите на приведенный ниже список.

• Стандартный
• Статистика
• Научный
• Тригонометрические
• Округление
• Информация

Вы можете найти все эти опции на вкладке Преобразование.

Для выполнения любого из этих расчетов вам нужно выбрать столбец и выбрать опцию.

21. Группировка

Как и сводные таблицы, Power Query — отличный вариант для группировки. Вы можете найти эту опцию на вкладке Преобразование.

Допустим, у вас большой набор данных и вы хотите создать сводную таблицу. Вот что вам нужно сделать:

• На вкладке «Преобразование» нажмите «Группировать по», откроется диалоговое окно.

• Теперь в этом диалоговом окне выберите столбец, который вы хотите сгруппировать.

После этого добавьте имя, выберите операцию и столбец, в котором у вас есть значения.

• В конце нажмите ОК.

Примечание. В параметре «Группировать по» также есть несколько расширенных опций, которые можно использовать для создания многоуровневой групповой таблицы.

22. Удалить знак отрицания

Есть много методов удаления отрицательного знака, и один из них — это Power Query.

Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу и перейдите в Преобразование, а затем нажмите на Абсолютное значение.

23. Добавить настраиваемый столбец

Хотя в Power Query есть много опций, вы также можете создать пользовательский столбец, используя формулу расчета. Выполните следующие шаги, чтобы его создать:

• Прежде всего, перейдите на вкладку Добавление столбца ➜ Настраиваемый столбец.

• Здесь у вас появится диалоговое окно для создания формулы для использования в столбце (сейчас я хочу умножить количество на цену). Ведите формулу в поле формулы.

Совет. Когда вы вводите формулу, в диалоговом окне появится сообщение, если в формуле есть какая-то ошибка.

24. Автообновление запроса

Из всех советов и приемов, которые я упомянул здесь, этот является наиболее важным. Когда вы создаете запрос, вы можете сделать его автоматическим обновляемым (вы можете установить таймер).

Вот шаги:

• На вкладке «Данные» нажмите «Существующие подключения»
• Теперь щелкните правой кнопкой мыши по нужному запросу, далее Изменить свойства подключения.
• Введите минуты в открывшемся диалоговом окне.

• В конце нажмите ОК.

25. Создайте сводную таблицу из нескольких рабочих книг.

Иногда мы получаем или собираем данные из разных книг. И в этом случае создание сводной таблицы потребует дополнительных усилий для объединения этих нескольких рабочих книг в одну.

Но вы можете сделать это радостью с помощью Power query. Выполните эти три простых шага, чтобы создать сводную таблицу из разных рабочих книг.

У меня есть четыре книги с данными о продажах для разных отделений.

Убедитесь, что все эти файлы в одной папке.

Шаг 1 — Объедините файлы с помощью Power Query

Прежде всего, нам нужно объединить все файлы в одну таблицу с Power Query.

• Перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Скачать & Преобразовать» ➜ «Создать запрос» ➜ «Из файла» ➜ «Из папки».

• Теперь в окне выбора папки нажмите «Обзор» и выберите папку, в которой находятся все файлы.

• Нажмите ОК.
• Вы увидите окно «Объединить файлы».

• В этом окне выберите лист с вашими данными во всех книгах. Важно: Убедитесь, что во всех книгах указано одинаковое имя листа!

• После того, как вы нажмете OK, Power Query отправит все данные из рабочих книг в редактор.

Шаг 2 — Подготовка данных для сводной таблицы

Теперь нам нужно внести небольшие изменения в наши данные, чтобы подготовить их к сводной таблице. Если вы посмотрите на данные, у нас появился дополнительный столбец с именем исходного файла.

• Щелкните правой кнопкой мыши по этому столбцу и выберите «Разделить столбец» ➜ «По разделителю».

• В окне разделителя выберите «Пользовательский», добавьте «.» в качестве разделителя и выберите «Самый левый разделитель».

• Нажмите ОК.
• После этого удалите второй столбец.

• Теперь переименуйте первый столбец.

• Теперь ваши данные готовы. Нажмите на закрыть и загрузить.

Шаг 3 — Вставьте сводную таблицу

На данный момент у нас есть новая рабочая таблица в рабочей книге с объединенными данными из всех четырех файлов. Теперь пришло время создать из них сводную таблицу.

• Выберите таблицу и перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Сводная таблица».

• Откроется окно создания сводной таблицы. Нажмите OK, и вы получите новую сводную таблицу в своей книге.

Поздравляю! Вы успешно создали новую сводную таблицу из разных файлов.

Заключение

Вы можете не пользоваться POWER QUERY. Но… Многие вещи, которые мы делаем с формулами и функциями или кодами VBA, могут быть автоматизированы с помощью Power Query.

Я надеюсь, что приведенные выше советы вдохновляют вас использовать его все больше и больше.

Не забудьте поделиться своими мнениями со мной в разделе комментариев. И, пожалуйста, не забудьте поделиться этой информацией со своими друзьями, я уверен, что они это оценят.