Вы слышали о визуализации данных, верно? Это искусство и наука представления данных таким образом, чтобы люди могли «увидеть» важную информацию с первого взгляда. Визуализация данных делает сложные данные более доступными и полезными. В современном мире, переполненном данными, это более ценно, чем когда-либо.
В Excel есть отличный инструмент для визуализации данных, который называется условным форматированием. Если вы работаете с данными в Excel (а кто нет в наши дни?), то эта статья будет невероятно полезной. Создавая простые правила, которые выделяют только те данные, которые вам интересны, вы можете очень быстро определить ключевую информацию.
Чтобы немного вдохновить вас перед началом работы, покажу вам несколько интересных способов использования условного форматирования Excel, помогающие быстрее понять данные.
Выделите дубликаты или уникальные значения
Одним из удобных способов использования условного форматирования является быстрое выделение дублирующихся или уникальных значений. Excel содержит встроенные правила, облегчающие выполнение обеих задач.
Предположим, у вас есть эта таблица кодов товаров, и вы хотите выделить те товары, которые появляются более одного раза (то есть дубликаты). Имея в списке более 160 кодов, человеческий глаз почти не может обнаружить дубликаты.
Но, используя условное форматирование, вы можете просто выбрать таблицу и указать Excel выделять повторяющиеся значения, используя встроенное правило условного форматирования:
Всего несколько щелчков мыши, и вот результат:
Рассмотрим обратную ситуацию: предположим, что у вас есть таблица мужских имен, и вам нужно найти только те, которые появляются один раз (то есть уникальные значения)?
Попробуете найти уникальные? С помощью встроенного правила условного форматирования можно найти все уникальные имена менее чем за 10 секунд:
Уникальные имена четко выделены
Усложним проблему, что если вы хотите найти все имена, которые появляются по крайней мере 5 раз? Создадим правило на основе формулы:
которые появляются как минимум 5 раз
Вы можете легко выделить имена, которые появляются как минимум 5 раз:
Формула, которую я использую, с именованным диапазоном «имена»:
= СЧЁТЕСЛИ (имена; B2)> 4
Выделите верхние или нижние значения
Предположим, у вас есть отчет, в котором показаны итоги продаж за месяц в разрезе продавцов в вашей компании:
Приятно иметь всю информацию в одном месте, но вам нужно быстро увидеть 5 лучших и 5 худших продаж, чтобы вы знали, на чем сосредоточить свое внимание.
Используя два встроенных правила условного форматирования:
Вы можете пометить 5 верхних значений желтым, а 5 нижних значений красным:
Подсветка значений на основе переменного ввода
Хотя Excel содержит большое количество заложенных правил условного форматирования, реальная сила условного форматирования заключается в использовании формул. Формулы позволяют создавать более мощные и гибкие правила.
Предположим, что вы хотите изучить набор данных и выделить значения больше определенного значения, в данном случае 800.
Создав контрольную ячейку и обратившись к ней в формуле, вы можете сделать порог переменной.
Здесь правило выделяет все значения больше 800:
Здесь мы изменили значение на 900, выделив меньшее количество значений:
Делая правило с переменной, вы создаете модель, которая позволяет вам интерактивно исследовать данные. Это прием добавит профессионального лоска в таблицу. Большинству людей нравится мгновенная реакция на их действия.
Выделить целые строки на основе значений в столбце
Иногда может потребоваться выделить всю строку на основе значения, которое отображается в одном столбце. Чтобы сделать это с УФ, используйте формулу, затем при необходимости блокируйте ссылку на столбец.
Предположим, что вы хотите выделить заказы в этом наборе данных, которые стоят более 1000 рублей:
Формула блокирует ссылку на столбец для проверки только значений в столбце E:
Результат:
Подсвечивать строки на основе контрольной ячейки
Основываясь на предыдущих примерах, мы выделяем строки по значению в контрольной ячейке с именем «сотрудник».
Создайте окно поиска
Используя ту же базовую идею как в последнем примере, вы фактически можете создать окно поиска. Используя условное форматирование, можете находить значения в нескольких столбцах одновременно. Это хорошая альтернатива фильтрации, потому что данные не скрыты.